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2023년 1월 조선일보에 게재된 ‘직장 내 회의 문화’에 대한 설문 결과를 보면 직장인 614명중 69%가 ‘불만족’한다고 답했다. 결론없이 끝남(27%), 수직적인 분위기(24%), 명확하지 않은 목적(17%) 등이 불만족의 주요 원인이었다. 효과적인 회의 문화는 높은 생산성, 성숙한 기업문화의 연장선이다. 효과적인 회의를 주도하는 역량이 곧 리더의 핵심 역량인 것이다. 그렇다면 효과적인 회의 진행을 위해 필요한 것은 무엇일까?

권위적 결정(Authoritative decision)과 공감기반 결정(Consensus based decision)

의사결정은 구성원의 수용을 거쳐 실행하는 단계에 도달한다. 권위적 결정은 리더가 빠르게 의사결정을 할 수는 있으나, 구성원이 이해하고 수용하는 단계에서 혼선이 발생되고 실행하는 과정에서도 난항을 겪는다. 반면 의사결정시 명확한 목적으로 취합된 의견과 함께 발생할 수 있는 상황에 대해 충분히 논의하는(Mental Creation) 공감기반 결정을 선택하면, 비록 시간은 걸리지만 구성원의 수용은 빨라지고 결정에 대한 공감이 자연스럽게 조성될 수 있다. 실행 단계(Physical Creation)에서는 회의 결과를 납득한 구성원이 주인의식을 가지고 실행함으로써 전체 시간은 단축되며 의사결정의 질이 높아진다. ‘주장’보다 ‘납득’하게(Convince rather than Insist) 하고, 리더가 결정된 것을 수용해야 전체의 실행 효과가 높아질 것이다.

효과적인 회의를 위한 방안

가.명확한 회의 목적의 사전 소통: 회의를 주도하는 리더가 3Ps - Purpose(회의의 목적), Products(회의의 결과), Process(진행 과정) 구조를 설계하여 사전에 소통하면, 회의 참석자들이 회의의 목적과 결과물을 보다 더 완벽히 숙지하고 이해한 뒤 참석하게 되므로 효과적인 회의가 될 것이다.

나.역할 분담: 회의 진행자는 퍼실리테이터(Facilitator)로써 회의 참석자에게 역할을 분담하여 효과적이고 협력적인 회의 진행을 유도한다. 회의의 진행사항을 모두가 볼 수 있도록 기록하는 ‘서기’, 회의를 주도하는 리더에게 도움을 주는 ‘코치’ 등이 좋은 예시이다.

다.도구(Framework) 사용: 회의 시에는 효과적인 도구를 사용하여 여러 의견들을 논리적으로 논의할 수 있는 기반을 마련한다. SWOT분석, 2X2모델 등이 좋은 예시가 되겠다. 도구를 활용하면 일방적인 주장이 아닌 회의 참석자들이 충분히 납득할 만한 논리적 의견임을 수월하게 이해시킬 수 있을 것이다. 이를 위해 각 기업은 고유의 용어를 사용할 수 있는 공통의 회의 도구를 준비하고, 리더들이 이를 완벽히 숙지할 수 있도록 사전에 교육 훈련을 진행토록 한다.

심리적 안정감 (Psychological Stability)

회의가 끝난 후 참석자 하나가 “저는 그 결론에 동의하지 않습니다”라고 말하자 그의 상사는 “회의시간에 자네의 의견을 충분히 주장하고 납득시켰어야 하지 않았나?”라고 답하며 그것이 회의 참석자의 의무라고 말했다. 참석자는 왜 회의시간에 의견을 말하지 못했을까? 이유는 '심리적 안정감'에 있을 수 있다. 앞서 언급한 것처럼 회의 참석자의 의무를 강화시키기 위해서는 참석자 모두가 자신의 의견을 편하게 발언할 수 있는 ‘심리적 안정감’이 조성되어야만 한다. 이것을 위해 첫째, 기업에서 개개인을 존중하는 문화가 강조되어야 하고 둘째, 회의 진행자가 효과적으로 회의를 진행할 수 있는 퍼실리테이션 훈련이 선행되어야 할 것이다.

『인재경쟁』 이라는 저서에서 맥킨지의 연구 중 ‘가장 효과적인 배움’은 상급자가 롤모델이 되는 순간이라 말한다. 경영 리더들부터 회의를 뛰어나게 리드하는 롤모델이 된다면 그 기업의 성숙한 회의문화는 확산될 것이다. 회의는 방법도 중요하지만 진행하는 리더가 솔선수범해야 한다. 효과적인 회의의 성패를 좌우하는 것은 회의를 진행하는 리더에게 달려있기 때문이다.